工作流的企業。 管理項目文件和記錄保存

工作流程自動化是幾乎所有的現代企業採取的措施。 即使是小公司使用的各種文件，包括信件，預算，發票，合同及各種要求的質量工作。 正是出於這個原因，幾乎每一個現代組織正試圖利用這一措施作為工作流，這是在完整性和數據的保存，便於查找和存儲各種信息的費用提供，並限制其審批所需時間的最優化。

為什麼這樣做？

事實上，任何企業的員工花費大量時間試圖找到正確的信息和統計數據雄辯地說，它需要大約一半的工作時間。 因為它也恰巧你必須重新創建的，而不是重新再利用存在的“地方”的任何文件。 這是一個標準的情況是條約的原文是在計算機中的律師，並伴隨著會計制度執行合同的執行證券日記條目，票據和行為都包含在財政部門以書面的形式，以及有關該條約的行為對應工作是在電子郵箱的員工。 這種信息的“分散”是極為不利的，安全性，完整性和一致性，它是在這樣的情況下，有實際工作流程自動化。

通過引進專門的信息系統解決了大多數主要問題。 例如，某些預算系統提供創建互連預算的系統的能力，其次是形成和不同版本的此類文件的存儲，以及它們的狀態的指示。 因此，問題是通過使用這樣的系統的部分地解決預算文件。

但是不要忘記，目前的預算框架，以及會計和ERP系統在絕大多數情況下的結構化信息的工作，即那種可以創建並存儲在一個表格形式的數據。 根據大多數專家，任何現代企業的結構化信息的數據總量只提供了20％，而其餘的包括電子郵件，文本文檔，談判的各種報告和會議，圖像等 很多時候，沒有進行研究非結構化信息根本無法進行正常評估kontektsta，這是已經存在的結構。 儲存，收集和這些數據的後續處理是通過使用等措施，工作流程和內容管理系統的信息公司提供的。

這是什麼？

隨著電子文檔管理系統的幫助下提供了提交的文件的基礎上，組織的員工之間的任何互動的組織。 再次1C文檔提供了創建文件，移動它們對組織的可能性，並且在通過使用其中描述文件和進程的執行控制保持。 因此，電子文檔提供了優勢的公司數量龐大，翻譯她的工作實際上是一個新的水平。

在這種電子系統中的每個單獨的文件的特徵在於一整套唯一表徵它的細節（通常被稱為這樣套牌）。 該卡可以包含各種信息，包括文檔的類型，形成和改變，作者，以及存儲空間和更多的日期。 在未來的文檔管理系統將提供存儲和所需文件的檢索按照其已在該卡中指定的細節。

機會

電子文檔管理為企業提供了不僅是一個很大的優勢，但它也開闢了許多新的可能性，這也很重要。

集控

不管是這樣或那樣的企業文檔管理系統有多大允許在文檔上流通的形式快速變化。 例如，要更改任何不同的責任中心的費用的申請表格只是為了讓某些調整，模板，以至於要求，這已經是存儲在系統中。 在此之後，員工誰填補這些應用程序將無法使用該文檔過時的形式，因為應用程序填寫，並通過系統發送。

支持文檔生命週期

這將放棄與任何企業加工的每一個文件，一定要通過設置幾個階段去。 例如，當它涉及到企業的預算，首先需要做，然後批准，並在指定的時間執行。 在此之後，預算受到透徹分析的各種實際和計劃的性能和發送給檔案。 在1C文件提供了文件生命週期的嚴格控制，考慮到企業環境中的公司業務的基本要求，以及各種法律法規和行業標準。

合作

電子文檔管理系統 提供的不僅僅是一個文件上集體工作的組織多得多，而在出席會的專家誰是在不同的辦公室，甚至在不同的城市。

該系統存儲足夠多的相同文件的版本，除了直接和變化，他們可以註釋數據，即，向其中添加一些評論和說明，在不影響基本的信息，這是他必須提供。

保密

這種系統的比較重要的特徵是，在同一個文檔1C可以通過特殊的數字簽名，然後加密訂閱。 這使得它不僅能夠確認任何信息的真實性，也與筆者唯一標識，以及為達到最有效的安全性，存儲各種數據，如果必要的。

路由

如果電子文檔管理系統不可用，那麼在這種情況下，誰在創造某些證券的參與的員工，必然了解誰是最好的這些股票轉移。 電子文檔管理在企業中自動傳送的數據正確的人。

就其本身而言，路由是免費的，剛性的。 免費提供了一個機會來記錄絕對任何收件人適當的方向，而剛性提供最精確的調控，但在特殊情況下的預裝交通規則的系統文檔中的動作可以稍微停頓（例如，如果您需要發送的文件草案進行審查一些外部專家）。

訪問控制

還有如何在文件管理方面公司的員工的不同權力之間的區分幾種選擇。 因此，先進的工作流程可以讓一個人給完全控制數據限制為編輯或甚至只允許查看或註釋的任何文件的能力。 這大大簡化了不同的數據的工作，這是很重要的 - 它變得更安全。

積分

為了確保最大的數據完整性，這是在一個特定的公司繪製，電子文檔管理在企業提供一體化安裝的系統與其他 - 金融，工業，分析等。 通過這種整合往往擁有現代化的工作流系統作為一種多之間的聯絡夠利用 軟件類型。

所有的系統文件，在邏輯上與此相關的信息，所謂的上下文。 它可以包含一個文件的內容或電子郵件，傳真，付款單據，活動，視頻或音頻記錄的記錄，甚至很多其他的信息。 可以添加手動或完全自動化的過程中文檔的上下文中，這取決於偏好和管理的需求。

例如，在形成和預算隨後更改的過程的工作流的自動化的現代系統可以用於許多其他上下文信息：

• 各種市場調查，不僅包括其自身也來自外部來源獲得的;
• 與同行（買方或供應商）的各種協議;
• 特殊的法律和參考文檔;
• 其它文檔，這反映在自身的任何限制或假設（作為一個例子，通貨膨脹，匯率和其它數據的速率）;
• 會議紀要 舉行討論任何版本的預算，包括在這個過程中（通常這些文件是所有員工中通過電子郵件從預算信息文件發送和存儲分開）的職工意見種種和參與者的意見。

誰正在與預算，在任何時間的用戶，如果需要的話，可以查看任何上述文件的，因為現代工作流技術允許他這樣做沒有任何長期的搜索。

什麼系統與我們使用的？

一個可在俄羅斯公司可以找到最流行的軟件解決方案可以被稱為微軟的Outlook公用事業與Microsoft Exchange Server的組合。 第一個應用程序，原則上，幾乎每一個電腦設置，而Exchange服務器通常被視為一個完整的電子郵件服務器來使用。 儘管公司已經前段時間隆重舉行引進電子文檔，這些方案僅作為電子郵件的平台，經過一番集中設置，即使該軟件可以作為一個相當的功能自動化的工作流程幾乎所有組織的事實。

目前，俄羅斯市場充滿了幾十個不同的系統，通過它的文檔管理的自動化，以及類似的軟件不僅提供西餐，也是國內開發者。 即使是微軟，除了上述計劃，甚至提供實用程序，如內容管理服務器或SharePoint Portal Server。

所有的現有系統中最強大的被認為是Documentum的，但主要是大公司使用自動化過程。 一些企業的工作流程自動化，在軟件的Lotus Notes包的費用，但許多稱之為一種“設計師程序員”，作為建立了完整系統的基礎上，是相當困難的。

什麼是俄羅斯和西方系統之間的區別？

如果我們談論國內外公用事業之間的主要區別，它們在擴展功能可用。 例如，如果西方開發商的系統可以在幾乎所有的操作操作系統，它主要是國內唯一對他們中的任何一個開發的，當然，這是經常的Windows。 西方的系統配置為使用任何DBMS。 這樣的俄羅斯系統的限制會嚴重阻礙構建跨平台，集成的解決方案的可能性。

至於功能，主要的區別就在於，在西方dokumentoproizvodstva自動化和工作流程實施了一些程序，可以在一個單一的品牌發行，但出於各種目的的目標。 例如，Documentum的提供了許多單獨的產品，它是用於全自動化，並與ERP系統集成，支持設計和工程文件管理等。 主要大部分在俄羅斯開發的軟件，旨在解決特定的問題。

另外值得一提的是，主要的區別在於雙方對什麼是工作流程自動化系統的方法。 西方系統旨在提供完整的自動化和後續支持通過各種組織內的業務流程，而絕大多數國內項目的某些功能僅自動化。

約西系統的成本從$ 400範圍到$ 1,000每個作業，不計算實現，硬件和軟件，以確保正常的電子文檔所需的成本。 經常自我介紹費用大約一半的許可證通常成本，因為大多數程序的工作流實現的各種促銷活動的自動化，但在某些情況下，幅度大一個數量級的價格。 其中最困難的是總財務文件的自動化項目為這些項目的實施成本比許可證的成本高出2-3倍。

國產軟件在出售每座200-600 $，並且除了考慮額外的程序和各種設備的成本。 最後，比較值的計算是在幾乎相同的方式為在西部系統中進行。

特點

在絕大多數情況下為自動化的優先方向的是，涉及到的文件的統一的方法，例如，初始準備和進一步執行預算的處理。 然而，很多球隊現在使用辦公自動化和工作流程，即用的傳出和傳入文件登記手續。

簡介電子系統不從引進任何其他自動化系統的根本不同，因此有必要糾纏於這個項目的顯著特點。

企業級存儲的創建

在任何情況下介紹文檔自動化，為某些公司資源庫中存儲的所有文件。 存儲的邏輯結構，發展和進一步落實安全策略，以及文件的存儲層次要求最高的準確度，並在項目的早期階段進行。

應該記住的是，存儲功能可以在設計之初就被部署來承擔，所以在早期階段，可向所有從目前的存儲位置的文件移動到一個單一的公司資源庫。 其結果是，用戶可以與任何的系統的主要功能熟悉，同時掌握和應用。 加快員工的適應實施系統可以通過使用服務功能，如更改文件，新文件的外觀等的警報

因此，需要對任何現代公司，旨在發展和完善其業務流程。