存檔要求。 組織檔案基本規則

存檔可以作為組織的單獨結構細分存在，也可以作為辦公室工作的組成部分。 這取決於現有工作流的數量。

如何組織

創建任何企業或組織的存檔需要實施一組具體的活動：

1. 有必要為文件選擇合適的儲藏室，並妥善裝備。
2. 應注意創造符合規範性條件的條件。
3. 從技術角度來說，需要裝備它，以便為檔案購買和安裝必要的設備。
4. 存放處必須組織一個程序來組織存檔所有必要的文件。
5. 本單位的監管框架應當制定和批准。

這些措施的實施確保檔案文件的保存及其在必要狀態下的維護。

誰是檔案工作者？

那些將組織檔案和進一步存儲文件的員工的要求是什麼？ 他們的保管人的職位，例如一個店員或店員可以組合嗎？

檔案工作者的任務是組織檔案活動。 為了交付給他的文件的安全，他是全權責任的。 如果沒有通過某種教學，甚至在必要時在國家檔案館的機構實習，他的工作是不可能的。

它的職能可以轉移給另一個僱員，這是兼職工作。 一般來說，如果存放的文件數量足夠大，檔案員的職責將分配給一名個人僱員。 在大型組織中，人員配備表為此提供單獨的職位。 同樣的情況下，通常會制定一個官方的指示，指出託管檔案工作者的工作類型，以及他的職責和權利。

主要的是訂單

根據專門設計的時間表傳送組織檔案中的案例。 其編制應與每個結構單位的負責人協調，這些單位是轉讓文件，並由檔案工作者批准。 由於存檔中的工作文件不僅存儲，而且定期使用，則有必要根據組織的員工以及第三方利益相關者確定其發布規則（如有必要）。

在某些註冊簿中必須註明文件的發行。 為了處理這個過程，有要求的命令，將臨時使用程序的案件移交給外部組織的行為（其中包括檢察官辦公室和法院）。 文件最多給自己的員工一個月，最多三個月到外部結構的代表。

組織檔案基本規則

歸檔運作，以及任何結構細分，都是根據管理部門批准的特殊規定。 他的員工在工作中堅持自己的工作描述。 企業通過的“條例”規定了組織檔案運作的基本規定（現狀，功能，權責衡量，所需文件的構成）。 其主要任務包括：

1. 使用本法規單獨列出的組成文件完成檔案。
2. 記錄材料並確保其安全。
3. 為現有文件製定科學的參考設備。
4. 允許使用存儲在存檔中的材料的過程。

如果該組織有與俄羅斯聯邦存檔基金有關的文件，那麼準備並將其轉讓給國家信息庫是永久存儲的，這是該結構單位的外部任務之一。

其功能

歸檔的功能從分配給它的任務系統地進行。 主要內容如下：

1. 維護您自己的收購來源，即組織或結構單位。
2. 從他們有序地接收文件存儲。
3. 考慮到收到的材料，並確保其完全的安全。
4. 創建和維護與歸檔文檔相關的幫助系統。
5. 維護管理層及其組織結構單位的信息特徵。
6. 按照個人和第三方的要求組織簽發和使用文件，考慮和分析使用過程。
7. 準備對具有社會法律性質的公民的要求的聲明和正式答复。
8. 進行活動來評估特定文件的價值，組織將其永久存儲轉移到市政或國家檔案（如果本組織是上述檔案的收購來源之一）的程序。
9. 檢查登記的正確性和收購來源的檔案案例 - 無論是在自己的結構單位還是在其他組織。
10. 組織企業業務命名的工作。
11. 為每個結構單位的文件處理提供實際和有條理的幫助。
12. 參與開發檔案業務和文件管理支持的過程。
13. 參與為提高檔案員和職員在管理文件支持方面職位的技能而開展的活動。

放在哪裡

現在讓我們考慮一下，存檔放置的要求是什麼。 需要考慮的最重要的事情是，它不應該被放置在任何破舊的建築物，木材建築物，不僅可以包含基礎場地的建築物，也可能包含地窖的閣樓以及建築物，爐灶加熱。

總的來說，如果結構適用於紙質文件的存儲，則必須為存檔保留隔離的房間。

如果您的組織計劃在不久的將來創建自己的存檔，您可以在下面了解準備過程中必須考慮的要求列表。 那麼歸檔的基本要求是什麼，其任務是認真，可靠地存儲所有必要的文件？

必須提供的清單

1. 存檔。
2. 用於接收文件，臨時存儲以及適應環境的前提。
3. 將使用文件的房間。
4. 員工工作室（或房間）

當地方還不夠

如果存檔的區域不允許分配幾個房間，則單個空間應該劃分為由分區分隔的區域。 在這種情況下必須嚴格遵守的主要要求是相互隔離的文件存放位置，並與之配合使用。

用作檔案的單獨的建築物或作為文件存放區構築的建築物，必須從對可能發生火災危險的物體中移除。 例如停車場，加油站或車庫。 在建築物附近或檔案的位置，不應有任何作為空氣污染源的物體。

理想情況下，檔案館應始終位於一個獨立的建築物內，僅為符合所有必要規章制度的建築物而設計。 但是，不幸的是，現實決定了其條件，而且在大多數組織中，文件都存儲在已經存在的場所中，並轉換並適應這些目的。

規則說什麼

我們來了解檔案館的建築物和場地的監管要求。 它們如下：

1. 建築物，應該有一個未來的存儲設施，必須被視為一個管理的。 嚴格禁止在餐飲服務，食品店所在的檔案館存放有危險物品和侵略性物質的檔案，並使用適當的化學技術。
2. 不可能將其放置在不加熱的房間中，並且沒有觀察到衛生和衛生要求。 以上已經提到破舊檔案館的不可受理性。
3. 特別重要的是遵守存檔放置的消防要求。 其可能的火災的安全性是文件可靠存儲的最基本條件之一。 2009年1月，俄羅斯文化部按照第3號令，批准了俄羅斯聯邦國家和市政檔案特別“消防安全規則”中規定的若干監管要求。 存儲文件時，必須嚴格遵守本規定。
4. 建築物的建設必須確保不得淹沒。 房間必須有備用出口。 在任何情況下都不允許通過主管道（含水或氣體）。

可以將檔案放在地下室嗎？

非常建議不要將檔案存儲放置在地下室，較高樓層或重新裝配閣樓空間。

在急需的情況下，這個規則可能有例外。 當地下室乾燥，加熱良好，裝有人造通風時，可以在一小時內提供兩次或三次空氣交換。 只有在確保適當的溫度和濕度條件下，才能在上層或閣樓的存檔。

非常重要的是對於佈線設備放置存檔的要求。 必須是帶有密封插頭插座的封閉型。 便攜式電氣設備的電線被提供橡膠絕緣。 您不能在場所內設有通用或樓層開關倉庫。

選擇無塵和非腐蝕性材料作為整理檔案存儲的建築材料。 滅火系統應裝有中性裝置，文件安全。 不得在倉庫內使用火災，打開加熱裝置或放置異物。

我們來總結一下結果

在選定區域符合上述所有上述要求後，最終決定是否適用或不可用。 在通過衛生和流行病學檢查和國家消防監督檢查後，可以做出這樣的決定。 只有在通過詳細檢查的程序之後，檔案可以放置在想要的地方。

其目的是澄清房間的耐火性並確定適當的程度，檢查主要結構的耐用性，以便根據潛在負載（存檔設備和存儲的文件的重量）來驗證地板之間的強度，檢查通風和供暖系統的可用性和當前狀況。

組織代表（通常是未來存檔的員工）和所有相關服務的員工 - 建築，消防，安全等參與審核，審查結果反映在最終報告中。