在組織中的保管合同：監管框架，時機

與某些問題相關的保管合同。 特別是，在某些情況下，很難確定哪種類型的歸因於特定的儀器，存儲方法，在什麼條件下，如何摧毀等等。 所有這些因素都受法律的約束，但由於一個事實，就是在不同的情況下，同樣的合約可能需要不同的儲存時間，經常有各種各樣的問題，含糊不清，等等。 明白這一切是必要的，雖然它可能會非常棘手。 應該理解的是，在中區非立法要求，例如在存檔保管合同的情況下，記錄管理不僅是無效的，而且在可能的處罰或處罰的條款危險。

為什麼要保持？

合同中應隨時可用，不僅在他們的行動的時候，也是之後。 您可能需要的一些信息，這反映在這些文件，某些數據將需求管理，等等。 許多糾紛，通常由一個事實，即一個或惡意的另一側適合於履行其義務，可以用條約走出法庭，並正式在法庭上得到解決。 你也應該考慮進行一定的時期，這將是國家監督機構實施審計的可能性。 他們還可以針對特定時期要求的文檔，如果在組織中的保管合同，不正確履行銷毀期限，和其他類似的功能，可能會受到非常嚴厲的罰款。 當然，第一件事是怪領導，但情況穩定後，首席一定記得是誰的錯，他的問題出藍色。 這是合同的任何其他文件應被嚴格規定的時間。 許多公司通常喜歡定期展開存檔，並且什麼都沒有，為了避免可能出現的麻煩，而不是犯了一個錯誤，然後耙後果摧毀。

立法

在保管合同 組織法 描述很清楚，如果不考慮到一個事實，即它並非總是能夠正確估計這個或那個文件。 在一般情況下，直接的合同到一個單獨的法律不是，他們是在標準的檔案文件（或存檔文件的管理），這是在組織，政府機構，地方政府等職能的過程中形成的一般列表中指定。 這兩個選項都列出與管理，與通常的文件，俄羅斯聯邦文化與大眾傳媒部批准。 ，涉及到行政文件的一種，具有從今年25.08.2010數558，和第二類 - 從2007年7月31日一年№1182。 研究這些文件，強烈建議，但最好是孤立的學習為自己的過程正是這些文件，這是在一個特定的機構使用，並涉及到責任的特定區域。 太多的信息清單，記住這一切，但如果你確定哪些文檔，應用什麼和多少存儲，很有可能，保管合同將更加簡單和容易。 在許多情況下，所有使用的紙張由3-4個點覆蓋，細節也不是那麼難學。

不同類型的

它採用分離協議的兩個主要系統為他們的保護。 因此，最不常見的系統是綁定到 保質期。 分配一個短期，長期和永久存儲。 第一個選項涉及一段長達10年的合同。 第二 - 10年以上。 當永久銷毀文件不能在所有最常才能使用。 這個系統是不是很方便。 在檔案中，這些術語以這種方式定義的保管合同，往往會導致混亂和錯誤比實際上有助於把記錄保存過程。 因為公共系統是結合到合同的類型。 大多數企業，他們有三種主要品種有：個人資料，家庭和勞動。 大部分的第一和第二個是相似的，它們通常只為五年。 據了解，該配置文件下指的是所有合同，並直接關係到組織活動的主要領域的所有文檔。 三，勞動合同的類型，在許多情況下，還存儲只有5歲，但在某些情況下，該時間可以顯著增加。 例如，如果沒有戶口，那麼這樣的合同都必須存放了75年，這是不是很方便。 事實上，如果不特別去到這個問題，它可以隨意限制為5年的保質期，而忘記了這個問題。 但在這種情況下可能錯過了一些可以增加在此期間，類似的格式存儲的合同應該是強制性的週期的因素，那就是當你可以確保罰款或其它問題，試圖避免任何理智的人。

轉移到存檔

程序在歸檔中的存款合同，這已經過期的條款，轉讓可能因公司不同。 在某些情況下，員工的文件只是相互結合，並放置在一個陰暗的角落，這被認為是一個歸檔。 但是，從另一家公司的整個過程可以在標準文件中清楚地說明，將目前負責的個人文件，甚至是為申請一個特殊的命名規則， 日誌 等。 這兩種方法都可以舒適的，這取決於很多因素。 例如，第一個選項是合適的小公司以適度的營業額。 會有這麼多的文件不，你總能很容易地找到所有在同一個黑暗的角落。 但第二次，說的情況是嚴重的適用於企業，其佔公司員工的大量，並簡單地必須以某種方式在文件中並沒有淹死。 一般的規則，這是任何所有製形式的組織不同的保管合同，是傳輸到存檔的時間。 作為一項規則，要求工作人員將文檔發送到一定時期，無論他們實際上什麼時候跑出來的時間步驟。 通常，像歸檔發生在今年年初。 也就是說，即使在2月結束合同，仍然要等到明年把它儲存。

毀壞

正如上面提到的，只是因為你不能破壞協議。 首先，你需要確保確實是正確的時間。 只有這樣我們才能消滅這個文件。 不過，這些行動往往是危險的後果，這就是為什麼大多數員工喜歡用制裁的領導，使他們只。 它看起來像這樣：員工收集了所有文件的樣品，該樣品已經出來期或即將結束。 在工廠保管合同，最好是應該建立使這一抽樣過程沒有花費很長的時間。 然後，根據所獲得的列表中，由管理報告上，文件簽署，遞交，也只有這樣，當這一切完成後，開始直接合同和其他類似證券的破壞過程。 在定期歸檔保管合同 - 不是最好的解決方案，特別是有些公司甚至設法使它一點點，他們給予回收等。

實施例的記錄和存儲系統

為了更好地理解所有的功能和活動的要點可能會導致一個相對簡單的示例工作流程組織文件的存儲。 所以，有一個工作人員，通常由會計人員，負責與承包商，或其他任何類似證券合同的保管人。 它在那裡居住，直到行為一個單獨的文件夾。 只要合同是封閉的，它被轉移到不同的文件夾。 這將是方便的電子形式，但這些文件必須按順序列出一個特殊的寄存器，顯示儲存期。 但首先，這一時期應該被定義。 這是最好的運行所有的部門，這在這種或那種方式與合同相關的文件夾中，以便更好地了解它們的本質。 隨著經驗的積累需要這樣的行動會消失。 然後，當十分清楚所代表的各加蓋混凝土長期儲存的文件。 在某些情況下，可以方便的指定合同，截止日期，priplyusovyvaya她5年（或以上），以找出究竟當紙張可以被摧毀。 事實上，即使在發行過程的組織的起頭是不是非常困難的，但長時間使用後仍然會越來越簡化。 當在組織，這是生命的毀滅已經批准了保管合同，將被規範，整個過程將去分鐘。 然後來到時，你可以消滅某些文件的年份。 它們從文件夾中刪除，雙重檢查可能存在的錯誤，並與這些論文的名單，提交給主管在一起。 他，反過來，要再次檢查是否所有在列表中指定的，因為它會在出現問題時仍然是有罪的頭。 如果一切正常，負責人簽署同意銷毀而這也正是每個人在為自己的智力。 剛才有人流淚，並拋出。 別人用碎紙機。 其他人坐在垃圾桶，燒毀等。

當保留期開始

這是一個非常重要的問題，因為它提出了很多與它的錯誤。 在白俄羅斯和俄羅斯聯邦在這種情況下，企業存儲的合同，完全一樣，並開始在目前新的一年開始的時候，在這種特定的文件不再有效。 例如，有一個合同，從而結束了7月15日，2010年有必要保留5年，但它不能破壞2015年7月15日，並於2016年年初。 也就是說，該報告繼續01.01.2011，而不是從上一年的第七個月。 通常情況下，為了盡量減少錯誤的任何機會，加入到任期1先前定義。 而且它已經通過後才銷毀過程就開始了。

存儲功能

在一般情況下，有關於它應該如何看待和工作檔案的具體建議。 理想情況下，責任合同的存儲，承包商，勞動協議和類似這樣的文件款項應在通風乾燥處。 此外，這些文件被放置在貨架上（打開或關閉）。 如果他們屬於標有“商業秘密”的嚴格報告表格或文件，它應該存在特殊的保險箱。 原則上，沒有一個人不檢查了這一點，因為這是觀察到的最賺錢企業的建議。 底線很簡單：如果你不懲罰存儲系統本身，它是缺乏證券，這是需要被經常受到懲罰的。 如果有洪水，或文檔將在任何其他類似方式銷毀，這個怪只是一個特定的公司。

責任和表演

所有進入保管合同的主要和首要責任是該組織的負責人。 這是他在誰的問題的存在負責的狀態，並從所有可能出現的問題的困擾。 此外，在他之後之後，它通常是總會計師，律師，誰負責的文件保存員工。 但通常，所有這些人須已處罰前往他們所犯下的錯誤的程度。 事實上，大多數的合同監控系統相對較小的組織的在於會計部門。 而在這個部門的首席會計師或指定自己，還是作為普通票，具體負責人。 在某些情況下，人收到工資小幅增長，這應該補償工作的額外容量，但更多的時候，最後一點根本不理會，強調資金不足或其它類似的因素。 更罕見的情況下，負責的一般文件保管，特別是合同行為的律師。 但它是不是很方便，因為這個人只能負責合同，而他所用的紙的其餘部分只是表面知道。 當有誰從事這個問題一個人更方便。 這將是最準確的，不提交這樣的小討厭的錯誤可以使其他員工。

結果

在組織中的保管合同是完全符合法律規定的所有條款的基礎上進行的。 這是一個先決條件，它可以對企業的所有問題。 在這種情況下，小的細微差別，內部規定，登記及相關文件可能會有所不同，從公司到公司。 其主要負責人被認為是老闆，但是他可以委託這個時候另外一個人。 這將有利於管理工作，但不會對可能出現的錯誤責任的深度將其刪除。 這是誰的信任與檔案文獻工作的員工，應盡量負責，清楚地了解自己的職責，以換取真金白銀，而不是口頭上的感謝，因為它通常與沒有它的額外資金，以支付賠償金增加的負載情況。