檔案記錄管理機構：GOST，指示，文件，規則。 對於檔案記錄管理指南

檔案記錄管理規則包含的主要要求有論文和不參與公司的當前活動的材料工作。 他們制定本 監管框架， 監管範圍處理，編輯和存儲信息。 在檔案記錄管理組標準的框架中使用的關鍵術語。 在起草加以考慮的進步，在使用的技術和先進的信息技術。 考慮進一步的檔案記錄管理的基礎。

發生率

指南 對檔案記錄管理適用於政府機關。 他們還需要從事特定工種的業務。 特別是，條例適用於描述，登記，保存和使用的俄羅斯聯邦檔案基金的文件的部分，提到了國家的財產。

企業的細分，有電影，唱片，影片，照片，地圖，科技，遙測信息，通過載於計劃和報告的規定進行工作。

的義務，形成為的RF AF文件的臨時存儲提供的部門立法的基礎上（1993年）的檔案組織，位置（從1994年和1998年）的權利。 監管框架形成的區域重要性的法律行為。 考慮規則並不適用於文檔，由聯邦法律規定的工作№5485-1和總統令，從1995年11月30日№1203中，

完成

它是企業單位的紀錄片基地進行了系統的補充。 採摘包括確定：

1. 源。
2. 要被接收的材料組合物。

作為這一活動的一部分也進行了的文件直接傳輸到存檔。 由於來源是：

1. 企業單位。
2. 自然人。
3. 下屬結構。

的材料的組合物

對歷史檔案的管理指令將被暫時執行的採集（超過10歲）的情況下，並永久保存。 還總結了工作人員的信息。 情況下，不到10年的保質期，作為一項規則，檔案不會轉移。 它們包含在企業的相關部分。 在這樣的事情保質期結束時被銷毀。 個性的細節在主人的請求發送出來。 隨後，他們被送到國家檔案館永久內容。 轉讓也應是建材企業前體和清算下屬結構。

檔案記錄管理和命名

授權員工進行企業信息化工作的材料，使病例系統列表。 他所謂的權貴階層。 在其形成指示 的貨架壽命 的材料。 對歷史檔案管理手冊規定的授權分工，以監測和促進命名的起草工作提供服務。 系統列表用作永久和臨時（長達10年）存儲信息的材料庫存的形成奠定了基礎。 命名也是一個重要的會計憑證。 它是用於臨時存儲的情況下，包括少於10年期的註冊。 所建立的命名系統化方案可開發進行卡文件的行為時使用。

分類

保持檔案記錄管理三種類型的命名進行：

1. 典型。
2. 示範性的。
3. 個人（特定公司）。

所述第一確定類似機構產生的材料的組合物。 標準命名被認為是一個規範性文件。 近似系統化確定信息材料對於通過其動作範圍的企業，指示索引中的近似組成。 它有一個建議的性質。 在個體範圍的形成中使用，並轉移到它而不改變這些類型的系統化的。

準備特徵

備案企業檔案管理的系統化文件在規定的形式按照結構單元的命名。 後者應同意並經領導簽字。

企業的命名是在一般形式。 它是由檔案的頭部或負責人介紹，通過提供服務的頭部或經授權的員工簽字畫押。 命名必須由專家委員會的批准，然後由公司的董事批准。 執行這些程序後，企業的結構部門負責人提供的相關部分的提取物。

命名為形成當期的最後一個季度來年。 協調是在5年內至少進行1次。 如果你改變了結構和企業的功能，新的命名。

編譯事務的過程

動作按照命名法進行的形成被稱為分組。 檔案記錄管理組織包括的信息，根據該文件夾的名稱系統化。 不允許重複的副本和草案的分組。 唯一的例外是高價值的車輛。 不能放在一個文件夾，文件將被退回。

維護檔案記錄保存在一個集中的處理材料，服務信息提供執行，並在分散的 - 無論是結構單元，將上述部門。 分組負責存儲介質的安全人員的直接監督下進行。 如果有必要，可能是國家檔案的參與員工。

關鍵要求

檔案記錄管理是按照法規的要求進行。 在形成與文件夾 信息載體 需要滿足以下要求：

1. 臨時和永久存儲材料單獨分組。
2. 該文件夾中的一個副本包含每個紙。
3. 該文件夾應該是一個日曆年發明的材料。 該條例規定，但是，也有例外。 這些措施包括：

• 個人文件，這些文件在相關員工的整個持續時間形成的;
• 材料並選舉常務委員會和他們在一起，副團，在召開期間刻板的結構;
• 紙的教育機構，並且以一學年分組;
• 戲劇材料，表徵季節的活動;
• 歷史，等等。

該文件夾必須在厚度不超過4厘米小於250張。

行政行為分組

檔案記錄管理需要不同類型的信息載體的系統化。 這些包括屬性和行政行為。 它們是根據應用程序的類型和年代分組：

1. 監管行為批准的章程的規定，作為附件。 它們組合在一起。 如果規定，條例，法規已被批准為獨立的行為，系統化他們在個別情況下。
2. 訂單及其執行較高的結構的決定是由企業的區域劃分。
3. 訂單涉及的人員，根據保留期系統化。 用大量信息材料有利作用在公司的不同側，分別組的。
4. 在活動的重點地區訂單都來自作用於員工分別系統化。 例如，檔案記錄管理秩序被包括在同一文件夾中，負責部門的負責人的任命 - 到另一個。
5. 批准的範圍，報告估計，逐項列出，計劃等等。 從他們的項目單獨分組。
6. 在個人檔案文件的位置是在他們收到的順序進行。
7. 在不同的文件夾系統化面部的員工工資總額。 他們是按照字母順序排列。
8. 投訴，建議，市民關於公司活動的投訴，他們的考慮和實施記錄分別從個人有關的個人的投訴進行分組。
9. 對應的分類學通常是在按時間順序一個日曆時期進行。 在這種情況下，答案是問題之後。 在一個特定的主題，始於前一年對應的更新的情況下，包括當期的文件夾中的文件。 在這種情況下表示去年的指標。

使接受保管信息載體

檔案記錄管理提供了大量的結構單元的要求，以紙質文件的工作。 使運營商可以是部分或完全。 這取決於存儲時間。 全部註冊有關的臨時文件（超過10歲），永久的內容，以及對員工的行為進行。 它包括：

1. 精裝/粘結劑文件夾。
2. 紙張的編號。
3. 起草頁見證。
4. 如果必要的內部庫存的形成。
5. 作出調整的細節 的封面。 他們可以接觸到企業的名稱，文件夾的註冊號，極端的日期，等等。

材料臨時存儲，其中包括不到10年期，部分繪製。 因此，不允許進行證券的系統化的文件夾，而不是編號列表中，不被保證的標籤。

細微之處

檔案記錄管理 - 在這一活動中專家不僅提供安全的信息載體，而且還與他們合作，在有需要時的機會。 為此，行為構成的文件夾，由四個穿刺在紙板蓋日提交。 他們還允許其結合考慮讀簽證的文本，決議，日期在所有文件的可能性。

在用於所有金屬緊固件的分組製備被除去。 用於永久存儲和由特別有價值或格式化的行為有關的資料都包含在門三片式球閥與字符串的文件夾或特種箱。

當存在於個人性質的無人認領的證件（工作手冊，卡片，軍事卡等），都放在一個單獨的信封，並提交到材料的其餘部分。 在文件夾的結尾必須存在空白紙-證人。 在開頭的文件夾縫合形式的內部庫存。 以確保安全，並用阿拉伯數字編號的每張紙的排列順序。 這條規則並不適用於該頁面，並為庫存證人的形式。 號碼放在鉛筆在右上角。

表見證

它是根據順序進行。 它包含文字和數字：

1. 與編號張數。
2. 內部庫存的頁數。

片狀證人還規定編號特異性。 特別是，以確定是否有字母索引，丟失碼，頁碼與粘照片，大幅面頁，等等。 此外，在片材上指示該文件夾中說明書印刷的情況下，如果它們還沒有被標記在主編號。 表見證叼著編譯器。 在文件夾中的地位和組成的後續變化應參照有關行為被標記在他身上。 這是不允許做的文件夾或在文檔的最後一頁的淨營業額的扉頁上表見證。

內部庫存

它形成了用於存儲和會計信息材料的時間（超過10年）和連續的內容。 作為編為品種的文檔創建的企業內部庫存，職稱，其中並沒有透露內容。 該表格應的文件夾的索引，標題，日期和頁碼攻擊的序列號顯示數據。

對於內部庫存附簡要記錄。 它在數字和文字說明的包括在它的文檔的數量，以及片材成形它的數量。 贊同內部清單編制。 如果文件夾被綁定或裝訂不形，編譯後的名單附於前蓋的內側。

在材料的組成的變化應該反映在文件夾“注意事項”。 具體地說，它指的是拆除，更換紙件，其中包括一個文件夾中的其他文件。 同時放下有關行為的引用。 如果有必要，可通過新的條目添加到片材內部總結庫存，以及目睹文件夾的題字形成。